訪問介護のAI活用は何から始める？
使いどころと導入前のチェック表

生成AIと業務の自動化は、得意な仕事が違う

生成AIは、指示に応じて文章などを作る仕組みです。案内文のたたき台や、研修テーマの案出しなどで試せます。ただし、読みやすい文章になっていても内容が正しいとは限らず、人が確かめる工程が必要です。個人情報保護委員会も、生成AIの応答に不正確な内容が含まれる可能性を示しています。［1］

一方、予定表の更新、希望休の収集、決めた条件に沿った割り振りなどは、業務アプリや自動化の機能として提供されることがあります。AIを使うものもありますが、すべての自動処理が生成AIというわけではありません。製品名だけではなく、実際にどの作業を支援する機能かを確かめてください。

「AIを入れる」が目的になると、今の仕事に新しい操作が加わるだけのこともあります。「案内文を考える負担」「希望休の集め直し」のように、減らしたい作業を具体的にしてください。

訪問介護で試しやすいAI活用の場面

研修の進め方や確認問題の案を出す

「新人向けに、連絡内容を整理する練習をしたい」といった目的から、研修の流れや練習問題の案を出せます。実際の利用者の情報を使わず、架空の場面で練習教材を作るところから試せます。

できた教材は、教育担当者が事業所の手順と照合します。AIが作った模範解答をそのまま正解にしないことが大切です。研修を日々の仕事へつなげる方法は、サ責の研修計画の立て方も参考になります。

職員向けの一般的な案内文を整える

研修の日程案内、会議の議題、備品管理の手順など、個人情報や内部の機密情報を含まない文章は、試行する題材にしやすいものです。日時なども架空の値で試し、正式な文章にする段階で担当者が確定した情報へ差し替えます。

元の内容にない締切や義務が追加されていないか、読む人が何をすればよいか分かるかを確認してください。短くなっただけで、必要な連絡先が消えていないかも見ます。

業務マニュアルの見出しを考える

「変更連絡の受付手順にはどんな項目が必要か」と尋ね、見出しの候補を整理する使い方があります。実際の連絡先、権限、例外時の動き方は事業所が決めるため、AIに空欄を推測して埋めさせないようにします。

見出しがそろった後は、実際に担当者が手順をたどれるかを確かめます。サ責の業務マニュアルの作り方では、使う資料や確認者まで含めた整理を紹介しています。

正式な記録や個別計画は、先に運用条件を確認する

記録の整理を支援する製品もありますが、実在する利用者の記録を扱う段階では、入力してよい情報、契約、保存先、閲覧権限などの確認が必要になります。まず一般的な文章で試す段階と、実データを使う段階を分けてください。

AIが実際には起きていない出来事を補ったり、重要な情報を省いたりしていないか、原記録と照合する担当者も必要です。訪問介護計画や支援内容を確定する判断、利用者への説明などを、生成された文章で置き換えることはできません。サ責の仕事の範囲は新人サ責が覚える7つの仕事で確認できます。

利用者情報を入力する前に、事業所で決めること

個人情報保護委員会は、生成AIに個人情報を入力する際の利用目的の確認や、入力した個人データが機械学習に利用されないことなどの確認を求めています。利用規約やプライバシーポリシーを読み、情報の扱いを確かめることが必要です。［1］

この記事の試行例では、実在する利用者・職員の情報を入力しない方法を採ります。実際の記録の名前だけを「Aさん」に変える方法は避け、最初から架空の題材を作ってください。住所、詳しい経歴、日時の組み合わせなどが残れば、名前を消しても誰の話か分かることがあります。

「有料だから大丈夫」「学習しない設定だからすべて入力してよい」と決めず、利用目的、契約、保存や権限も含めて確認しましょう。サービスや設定が変わった場合は、その変更点も見直します。

架空の情報だけで試す、生成AIへの入力例

下記は、架空の職員研修の案内を作る練習です。実在する利用者の情報や事業所の内部資料を貼り付ける必要はありません。生成AIサービスの使用が事業所で認められていることを確認したうえで試してください。

出力した後は、日付が勝手に確定されていないか、参加義務や罰則が追加されていないか、「要確認」が残っているかを見ます。表現が丁寧でも、事業所で決めていない内容が入っていれば修正してください。

「追加しないで」と指示しても、誤りを完全には防げません。文章を作る工程と、内容を確かめる工程は分けて扱います。正式な案内を配る際は、担当者が未確定事項を埋め、管理者の確認を受けます。

小さく試し、確認にかかる時間まで含めて比べる

最初の試行は、1つの業務と担当者に範囲を絞ります。「研修案内の下書き」を選んだら、いつもの作り方とAIを使った作り方で、準備・入力・確認・修正にかかった時間を残します。生成にかかった時間だけを比べないようにしてください。

併せて、内容の抜け、事実と違う追加、読みやすさ、担当者の負担感を確認します。修正が多い場合は、入力の工夫で変わるのか、その仕事に向いていないのかを判断します。うまくいった例だけで導入を決めないことが大切です。

介護の業務改善は、作業時間だけでなくケアの質や働く人の負担と合わせて考える必要があります。厚生労働省の生産性向上の考え方も参考に、空いた時間を何に使うかまで決めましょう。［2］

事業所全体の利用ルールを整える際は、総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン」の公開資料も確認できます。掲載ページには本編に加え、チェックリストなどが用意されています。［3］

割り振り・シフト・勤怠が課題なら、業務のつながりを見る

困りごとが「文章を書く時間」ではなく、「希望休を集め直す」「予定を複数の表に転記する」「担当の変更が伝わらない」であれば、情報の収集から共有までの流れを見直す方が合う場合があります。

えぇ塩梅屋のCareOne AIは、公開している製品案内では、サービスの割り振り、希望休の収集とシフト自動生成・共有、タイムカード、人件費計算をまとめて扱う訪問介護の業務アプリです。割り振りでは、重複や勤務時間外を色で警告する機能を案内しています。

この記事では、CareOne AIを文章生成サービスとして紹介しているわけではありません。生成AIで下書きを作る使い方と、予定・勤怠を管理する使い方を分け、実際に必要な機能で比較してください。

導入を検討する場合は、事業所の勤務条件、既存の管理方法、変更時の確認手順に合うかを確かめます。現在の請求ソフトを継続利用できる案内は、請求ソフトとの自動データ連携を意味しません。自動作成された予定も、担当者が確認して運用します。

事業所の困りごとから、使う道具と運用を選ぶ

まずは、今週時間がかかった作業を1つ挙げてください。文章の案出しなのか、情報探しなのか、予定変更なのか。その作業を分けると、生成AI、業務アプリ、手順の整理のどれを試すか考えやすくなります。

えぇ塩梅屋では、住宅型有料老人ホーム・訪問介護の運営支援と、CareOne AIによる業務の整理を案内しています。「どのツールを入れるか」の前に、現在の仕事の流れから相談できます。

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